Blog

5 tips om e-mails te schrijven die wél worden gelezen

Door Make Marketing Magic op 22 april 2022.

Je hebt ze vast en zeker wel eens ontvangen. Dikke kans dat je ze ook weleens hebt verstuurd.

Cold e-mails.

En? Hoe vaak reageer je op deze mails? Belangrijker nog: hoe vaak krijg je een reactie op jouw mails?

In deze blog delen we een vijf tips om wel effectieve en overtuigende mails te schrijven.

1. Een sterk onderwerp

Als je wil dat mensen op je mails reageren, dan moeten ze ‘m natuurlijk wel eerst überhaupt openen.

Het onderwerp kan je e-mail maken of breken.

Veel mensen vinden het lastig om een goed onderwerp op te schrijven.

Hier een paar voorbeelden van mails die ik recent hebt ontvangen en per direct naar m’n prullenbak heb verwezen.

Make Marketing Magic – Stylus insights
– Deze afzender heeft wel de moeite genomen om de naam van ons bedrijf in het onderwerp te benoemen, maar vervolgens heb ik geen idee waar het over gaat of waarom ik de mail zou moeten lezen.

Will you lead the next CYT?

Deze afzender stelt een vraag, wat op zich best kan werken. Alleen heb ik geen idee waarover deze vraag gaat en waarom het belangrijk is om het antwoord te weten te komen.

Quick meeting TMG

Superschattig dat deze afzender de urgentie probeert te verhogen door ‘Quick’ toe te voegen, maar ook bij deze mail zou ik niet weten waarom ik hem moet openen.

Djoea <> InfiniGrow

Mijn naam combineren met een bedrijfsnaam die ik niet ken helpt niet.

Kortom, deze onderwerpen zijn niet relevant genoeg.

Hoe dan wel?

Het onderwerp van je e-mail heeft eigenlijk maar één echte functie: Zorgen dat je bericht wordt geopend.

Deze mail kreeg ik vorige week binnen.

Adri vroeg mij om jou te mailen

Dit onderwerp is eenvoudig te begrijpen. Ik zie direct dat het om een introductie gaat. En omdat er wordt gerefereerd aan iemand die ik ken, neem ik uiteraard de moeite om het bericht even te lezen.

Naast introducties zijn er uiteraard nog meer goede manieren om een sterk en relevant onderwerp te kiezen.

Een aantal voorbeelden voor je op een rij.

Vraag over [ONDERWERP].
[NAAM] stelde voor om jou te mailen.
Wat [NAAM BEDRIJF] kan leren van [NAAM CONCURRENT].
Wil je meer weten over [ONDERWERP].
Hoe je [PROBLEEM] voorkomt en [RESULTAAT] bereikt.

Wat je ook doet. Probeer je altijd in de ontvanger te verplaatsen en vraag je af: is dit relevant?

2. Begroet iemand normaal

Ook een cold e-mail is nog steeds een e-mail naar een persoon, een mens van vlees en bloed.

Maak daarom ook je begroeting menselijk.

Dus gewoon Hi, Hey, Goedemorgen, Goedemiddag is allemaal prima. Gevolgd door de voornaam.

Natuurlijk mag je het ook formeel houden, maar realiseer je wel dat de meeste formele mails afkomstig zijn van banken, verzekeraars, gemeente-instanties en de belastingdienst.

Kies zelf maar of je in dat rijtje past.

3. Pak de aandacht

Fijn dat je e-mail geopend is en dat je de ontvanger begroet hebt.

Nu is het zaak dat je mail gelezen wordt.

De opening van je berichtl zal dus goed genoeg moeten zijn om verder te lezen.

Begin dus niet direct met een lang verhaal over jezelf.

Deze kreeg ik een paar dagen geleden:

Momenteel implementeer ik de nieuwste opkomende technologieën om toonaangevende digitale oplossingen voor klanten te creëren.

Ik had geen idee waar dit over ging. Resultaat? Delete.

Het beste is om te openen met iets waarvan je weet dat het de lezer interesseert. Daar kun je met een beetje googelen en rondsnuffelen op sociale media al snel achter komen.

Wel goed je huiswerk doen, want je kunt de plank ook behoorlijk misslaan.

Zo kreeg ik deze laatst binnen:

Wil je dat klanten in jouw sportschool gezond kunnen snacken en daar zonder omkijken iets aan verdienen?

Ik heb helemaal geen sportschool…

Door het persoonlijk te maken, laat je niet alleen zien dat je je huiswerk hebt gedaan, maar je maakt ook simpelweg menselijk contact.

Deze mail pakte dus wel mijn aandacht.

Ik zag je post over de ‘het is hier geen hotel-bel’. Moest er erg om lachen, zo herkenbaar ?

4. Hou het kort en overzichtelijk

We krijgen gewoon te veel mails binnen. Wij allemaal.

Dat is op zichzelf al een probleem (voor de meesten), dus alles wat jij er nog onnodig bijtypt maakt het niet veel beter.

Hou het daarom kort en overzichtelijk.

Werk met korte alinea’s. Alinea’s van één of twee zinnen worden veel makkelijker gelezen.
Gebruik bulletpoints. Als je een opsomming maakt, zorg dan voor helderheid en overzicht.
Gebruik eventueel (kleine) afbeeldingen tussendoor om de tekst op te breken en je boodschap helder te maken.

Verder is het goed om te weten dat je niet alles in je mail kwijt hoeft. Alleen de belangrijkste zaken.

Lange lappen tekst met heel veel details worden niet gelezen, laat staan dat iemand er inhoudelijk op reageert.

Als je echt heel veel informatie hebt om te delen, kun je beter voorstellen om een call te plannen, zodat je de verdere details kunt bespreken.

Daarover gesproken. Zorg dat je heel duidelijk aangeeft wat je van iemand wil of vraagt.

Doe dat alleen wel op een menselijke manier. Je mailt iemand namelijk persoonlijk.

Op websites zie je teksten als ‘Plan nu een call’ of ‘Download direct het whitepaper’. Allemaal redelijk directief en dat werkt… op die plek.

Maar nu zit je in iemands persoonlijke inbox. Daar ben jij niet de baas, maar is de lezer de baas, hij, zij, hen beslist.

Daarom is het belangrijk om het vriendelijk, menselijk en concreet te houden.

Zoiets als:

Als je wilt, laat ik je zien hoe het werkt. Dan plannen we komende week een kwartiertje voor een videocall.

Het is belangrijk dat je duidelijk bent, maar vooral ook dat je de tijd en positie van de ontvanger respecteert.

5. Volg op

Hoe goed je ook je best hebt gedaan op je mail. De kans dat iemand het net even te druk had om ‘m te lezen of erop te reageren blijft natuurlijk groot.

Wees dus voorbereid om je mail op te volgen.

Wanneer je dit tussen vier en veertien dagen doet zit je qua timing meestal wel goed.

Een paar korte tips:

Antwoord op je laatst verzonden mail, zodat het onderwerp begint met RE: of ANTW:
Trap niet in de valkuil om je hele verhaal opnieuw te doen, maar refereer naar onderstaande mail.
Toon begrip voor de tijd van de ontvanger en het feit dat je nog geen antwoord hebt ontvangen.
Geef nogmaals vriendelijk aan wat je hoopt dat de volgende stap gaat zijn.

Mocht je je afvragen hoe vaak je moet opvolgen: dat is echt helemaal aan jou. Hou het menselijk.

Als je na een mail of vijf nog steeds geen antwoord krijgt, zou je kunnen vermoeden dat je boodschap misschien toch niet relevant is.